Liczba
pozycji
w
koszyku:
0
Znaleziono: 1
Opis podstawowy
Opis rozszerzony
Spis treści
Weź do koszyka
Weź do koszyka
Poleć znajomemu
Skomentuj
Kod: 1ex02
Tytuł: Excel 2002 po polsku. Pierwsza pomoc dla nieinformatyków
Cena: 19,50
Stan: W sprzedaży
2. Spróbujmy coś policzyć
Microsoft Excel 2002 jest programem wchodzącym w skład pakietu biurowego MS Office XP. Z tego powodu można uruchamiać go różnymi sposobami w zależności od tego czy jest on zainstalowany indywidualnie czy też wraz z całym pakietem. W przypadku Windows XP menu rozwijane w rezultacie kliknięcia w przycisk Start jest zorganizowane nieco inaczej niż w poprzednich wersjach systemu, co nie zmienia faktu, że program zawsze można uruchomić poleceniem Start ˘ Programy (Wszystkie programy w Windows XP) ˘ Microsoft Excel. Jeżeli program jest często używany, to oczywiście użytkownik może korzystać ze wszelkich ułatwień, jakie niesie ze sobą system operacyjny i umieścić skrót do programu na pulpicie lub pasku Szybkie uruchamianie.
2.1. Główne okno programu
Po wydaniu polecenia uruchomienia programu przez chwilę jest na ekranie wyświetlana jego winieta, a następnie pojawia się jego okno. Okno to jest pokazane na rys. 2.1 wraz z objaśnieniem nazw zasadniczych jego elementów.
Spośród wielu komórek, z których składa się arkusz tylko jedna z nich jest komórką aktywną, tj. tą, do której odnoszą się operacje wykonywane przez użytkownika. Jeżeli na przykład zaczniemy pisać, to litery, czy inne znaki, będą się pojawiać w komórce aktywnej. Komórkę aktywną rozpoznajemy po tym, że jest otoczona pogrubioną prostokątną ramką.
Komórki w arkuszu identyfikuje się za pomocą adresów. Adres składa się z oznaczenia kolumny i wiersza, na przecięciu których leży komórka. W adresie komórki na pierwszej pozycji występuje literowe oznaczenie kolumny, a potem liczbowe oznaczenie wiersza. Zapis D11 oznacza komórkę leżącą w kolumnie D i w 11. wierszu. Po uruchomieniu programu aktywna jest komórka A1 leżąca w lewym górnym rogu arkusza, jak to pokazano na rys. 2.1, a jej adres jest wyświetlany w polu nazwy.
Najprostszym sposobem zmiany komórki aktywnej jest naciskanie klawiszy kierunkowych - powoduje to przemieszczanie się pogrubionego obramowania na sąsiednie komórki arkusza, które kolejno stają się komórkami aktywnymi. W widocznym na ekranie obszarze możemy komórkę uczynić aktywną przez kliknięcie w jej powierzchnię. Możliwe jest też skokowe przechodzenie do dalszych komórek arkusza przez naciskanie innych klawiszy sterowania kursorem lub kombinacji klawiszy (o czym powiemy szerzej w następnym rozdziale).
Dane mogą być wpisywane tylko do komórki aktywnej. Do komórek arkusza można wprowadzać dane różnego rodzaju: liczby, teksty, oznaczenia daty i czasu itp. Sama operacja wprowadzania danych jest banalnie prosta - po uaktywnieniu komórki, do której chcemy wprowadzić informację, wystarczy po prostu zacząć pisać, a po skończeniu nacisnąć Enter. Wprowadzane znaki są jednocześnie widoczne w aktywnej komórce oraz na pasku formuły.
Arkusze kalkulacyjne najczęściej są wykorzystywane do operowania różnego rodzaju zestawieniami liczbowymi, które są uzupełniane opisami tekstowymi wyjaśniającymi zawartość poszczególnych kolumn, wierszy, czy nawet pojedynczych komórek. Z tego powodu w arkuszach najczęściej posługujemy się danymi liczbowymi i tekstem.
2.2. Wprowadzanie danych
Arkusz kalkulacyjny Excela jest złożony z ponad 65 tysięcy wierszy. W bardzo wielu zastosowaniach jego pojemność znacznie przekracza rzeczywiste potrzeby, co może się wydawać dużą rozrzutnością i skłaniać do wykorzystywania jednego arkusza do różnych zastosowań. Rozwiązanie takie nie zawsze jest korzystne, gdyż może prowadzić do nieporozumień i błędów wynikających z faktu, że na ekranie widoczny jest niewielki fragment arkusza.
Excel przechowuje w swojej pamięci informacje o pojemności i strukturze arkusza oraz wprowadzone dane (wraz z adresami komórek, w których się one znajdują), nie rezerwując przy tym miejsca w pamięci dla komórek niewypełnionych. Dzięki temu pusty lub tylko w niewielkim stopniu wypełniony arkusz zajmuje w pamięci komputera niewiele miejsca i bardzo oszczędne gospodarowanie arkuszami w typowych sytuacjach nie jest konieczne.
Jeżeli zatem chcemy przechowywać w arkuszu dane gromadzone w skali miesiąca, to nie ma potrzeby dzielić arkusza na części i śmiało można na każdy miesiąc przeznaczyć oddzielny arkusz. Trudniej jest zdecydować o sposobie gromadzenia danych codziennych. W tym przypadku problem jest innego rodzaju, nie tyle bowiem chodzi o zajętość pamięci, co o dostęp do danych. Należy bowiem rozważyć, czy łatwiej będzie odnaleźć potrzebną informację z przeszłości w jednym gęsto wypełnionym arkuszu, czy też szukać jej wśród około 300 arkuszy.
Znalezienie odpowiedzi będzie łatwiejsze po dokładniejszym zapoznaniu się z programem. W tej chwili pozostaniemy przy kwestii sposobu wprowadzania danych do arkusza. Dla przykładu sporządzimy proste zestawienie, które będzie zawierać nazwę, datę, nazwy poszczególnych kolumn oraz kilka przykładowych danych. Ze względu na dużą ilość wolnego miejsca wprowadzanie danych można rozpocząć od niemal dolnego miejsca, w naszym przykładzie zaczniemy od komórki B2. Wykonujemy następujące operacje:
1. Klikamy wewnątrz komórki B2, co powoduje jej uaktywnienie.
2. Piszemy: Dzienne zestawienie wydatków
3. Naciskamy Enter - powoduje to uaktywnienie komórki B3.
4. Piszemy: Data:
5. Naciskamy klawisz ze strzałką w prawo ( ) - powoduje to uaktywnienie komórki C3.
6. Wpisujemy datę, np.: 21 styczeń 2002 i naciskamy Enter. Powoduje to, że wpisany tekst zostanie zamieniony na domyślny format daty, np. 21-sty-01.
7. Klikamy w komórkę B5 i piszemy: Nazwa towaru
8. Naciskamy klawisz .
9. W komórce C5 wpisujemy: Ilość i naciskamy .
10. W komórce D5 wpisujemy: Cena i naciskamy .
11. W komórce E5 wpisujemy: VAT i naciskamy .
12. W komórce F5 wpisujemy: Wartość i naciskamy lub Enter.
Utworzyliśmy w ten sposób opis przyszłego zestawienia:
Opis jest chwilowo "w stanie surowym", sposobami poprawienia jego wyglądu zajmiemy się w dalszych rozdziałach. Dzięki utworzeniu opisu, nawet w takiej prostej postaci możemy przystąpić do wprowadzania danych w sposób zorganizowany. Wpisywanie wartości liczbowych nie różni się niczym od wpisywania tekstu. W przypadku wpisywania dużej porcji danych liczbowych wygodnie jest posługiwać się blokiem numerycznym klawiatury, który jest włączany w rezultacie naciśnięcia klawisza NumLock. Po wprowadzeniu kilku danych zestawienie przybiera postać:
2.3. Formuły obliczeniowe
Kupując jakiekolwiek towary otrzymujemy obecnie paragon, na podstawie którego moglibyśmy wypełnić kolumnę Wartość. Nie zrobimy tego jednak w taki prosty sposób, gdyż chcemy pokazać Czytelnikom podstawowe metody wpisywania formuł obliczeniowych, które sprawiają, że arkusz kalkulacyjny w istotny sposób różni się od komputerowej reprezentacji kartki papieru. Tworząc formuły obliczeniowe możemy posługiwać się zarówno konkretnymi wartościami (stałymi), jak i adresami komórek.
Każda formuła musi rozpoczynać się od znaku równości. Znak ten sygnalizuje programowi, że wszystko, co znajdzie się poza nim należy traktować jako wyrażenie, którego wartość należy obliczyć. Następnie należy wpisać elementy formuły, tj. wartości stałe lub adresy komórek połączone operatorami działań. Excel traktuje jako operatory działań następujące znaki:
+ - dodawanie - - odejmowanie
* - mnożenie / - dzielenie
% - procent ^ - potęgowanie
Chcą obliczyć wartość kupionych bułek wystarczy napisać:
=3*0,36
Po wpisaniu takiej formuły w komórce F8 i naciśnięciu Enter, w tej samej komórce pojawi się wynik obliczeń dokonanych przez program. Jeżeli następnie uaktywnimy kliknięciem tę komórkę, to będziemy widzieć na ekranie zarówno formułę, jak i wyliczoną za jej pomocą wartość:
Korzystania z arkusza w ten sposób jest podobne do posługiwania się kalkulatorem i chociaż w pewnych sytuacjach może być nawet wygodne, to nie pozwala wykorzystać możliwości kalkulacyjnych programu. Możliwości te wynikają przede wszystkim stąd, że każda wartość wpisana do komórki arkusza może być reprezentowana w formule obliczeniowej przez adres tej komórki. Mówiąc inaczej, arkusz można potraktować jako zbiór pustych zmiennych, których nazwami są adresy poszczególnych komórek. Ze zmiennych tych można budować niemal dowolne formuły obliczeniowe (oczywiście w zakresie funkcji obsługiwanych przez arkusz) - w wyrażeniach tych wystąpią wartości, które wpiszemy do odpowiednich komórek arkusza. Kolejność postępowania jest w większości przypadków dowolna. Można najpierw wprowadzić dane, a potem dopisać formuły obliczeniowe, lub zaprojektować rozmieszczenie danych w arkuszu, wpisać odpowiednie formuły i dopiero wtedy zająć się wprowadzaniem danych.
Wpisaną do arkusza formułę można w każdej chwili zastąpić inną. Korzystamy z tego i wykonujemy następujące czynności:
1. Klikamy w komórkę F8.
2. Piszemy formułę w nowej postaci: =C8*D8
3. Naciskamy i obserwujemy efekt.
Widzimy, że wynik jest taki sam. W tym przypadku można już pokazać, na czym polega potęga arkusza. Otóż, jeśli się okaże, że konieczna jest zmiana danych (np. wskutek popełnienia błędu), to nie ma z tym żadnego z tym kłopotu. Wystarczy wpisać inną liczbę, np. w komórce C8, a wynik zmieni się samoczynnie bez potrzeby dokonywania jakichkolwiek zmian w formule obliczeniowej.
Po obliczeniu wartości każdego zakupionego towaru możemy na koniec bardzo łatwo wyznaczyć kwotę poniesionych wydatków. Wystarczy wykonać kilka prostych operacji:
1. Kliknąć w komórkę F10.
2. Kliknąć w przycisk oznaczony znakiem sigma ( ) znajdujący się na pasku formatowania.
3. Nacisnąć Enter.
W ten oto sposób wykonaliśmy pierwszy krok na drodze do poznania zasad posługiwania się arkuszem kalkulacyjnym. Krótkie i proste zestawienie, które obecnie posłużyło za przykład, w następnych rozdziałach będziemy modyfikować ucząc się w ten sposób obsługi programu i systematycznie poznając jego możliwości.
